Zgłoszenia Naruszeń Prawa

PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA
I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

• 1

DEFINICJE

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

• ZGK w Szamotułach –,,Zakład Gospodarki Komunalnej w Szamotułach” Sp. z o.o.;
• Procedura – niniejszy dokument dotyczący przyjmowania zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów;
• anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
• działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
• działanie następcze – działanie podjęte przez odbiorcę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
• informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w ZGK, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
• sygnalista – osoba fizyczna osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą;
• osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
• osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
• osoba powiązana z sygnalistą - osoba fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
• zgłoszenie – ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
• zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy;
• zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu albo Rzecznikowi Praw Obywatelskich;
• ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
• informacja zwrotna – przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
• naruszenie prawa - działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt wcześniejszych.

• 2

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. ZGK w Szamotułach prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.
2. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu bezpiecznego informowania o naruszeniach prawa w ZGK w Szamotułach, a co za tym idzie zapobieganie podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
3. Procedura jest elementem systemu kontroli zarządczej, jej podstawowym celem jest zapobieganie nieprawidłowościom w ZGK w Szamotułach.
4. Prezes Zarządu ZGK aktywnie uczestniczy w realizacji zadań wynikających z Procedury, w szczególności poprzez:

• osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania naruszeniom prawa, w tym korupcji;
• promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom;
• zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania naruszeniom prawa;
• ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników ZGK, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania naruszeniom prawa;

5. Pełnomocnik Zarządu ds. naruszeń prawa realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania naruszeniom prawa, w szczególności poprzez:

• przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych;
• prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
• zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia;
• spełnienie obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty;
• zapewnienie poufności sygnaliście;
• zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań;
• udzielanie informacji o przysługującej ochronie związanej z działaniami sygnalizacyjnymi.

6. Kierownicy działów ZGK współpracują z Prezesem Zarządu ZGK oraz Pełnomocnikiem Zarządu ds. naruszeń w zakresie:

• monitorowania przestrzegania zasad przez podległych pracowników;
• wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu sygnalisty;
• zapewnienie w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.

7. Pracownicy ZGK w szczególności:

• przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań;
• na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości;
• udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia zgłoszonych naruszeń prawa;
• w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientami zewnętrznymi prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.
• 3

ZAKRES STOSOWANIA PROCEDURY

1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:

• pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy ZGK,
• osoby działające w imieniu i na rzecz ZGK,
• wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z ZGK, w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia naruszenia, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia.

2. Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:

• podmiotów powiązanych z ZGK,
• osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania ZGK,
• pracowników i współpracowników ZGK w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz,
• podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z ZGK,
• pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę z ZGK.

3. Przedmiotem zgłoszenia są posiadane przez sygnalistę informacje, w szczególności mogące świadczyć o:

• podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty, o których w ust. 2,
• niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty wskazane w ust. 2,
• niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach podmiotów wymienionych w ust. 2,
• nieprawidłowościach w organizacji działalności ZGK, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,
• naruszeniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego, na podstawie których działa ZGK,
• naruszeniu wewnętrznych procedur i regulaminów przyjętych w ZGK.

• 4

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń w ZGK oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń w ZGK jest Pełnomocnik Zarządu ds. naruszeń prawa wyznaczony przez Prezesa Zarządu ZGK.
2. Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, co do których z treści zgłoszenia naruszenia prawa wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie, stanowiące to naruszenie.
3. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia prawa dotyczy osoby wskazanej w ust. 1, Prezes Zarządu ZGK wyznacza inną osobę odpowiedzialną.

• 5

OCHRONA SYGNALISTY I ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

• odmowie nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
• mobbingu;
• dyskryminacji;
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

3. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, ust. 2 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
4. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

• wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
• nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

5. Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszym paragrafie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
6. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
7. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 6, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

• 6

SZCZEGÓŁOWE ZASADY OCHRONY DANYCH SYGNALISTY

1. Dane osobowe sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.
2. Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty.
3. ZGK, po otrzymaniu zgłoszenia, przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
4. ZGK gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwią nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
5. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 4, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Prezesa Zarządu ZGK. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik nr 4 do Procedury.

• 7

ZGŁASZANIE NARUSZENIA PRAWA

1. Zgłoszenia naruszenia prawa mogą być przekazywane w następującej formie:

• za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej – sygnalista@zgkszamotuly.pl
• poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia naruszenia prawa - wzór formularza zgłoszenia stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej procedury,
• osobiście u Pełnomocnika Zarządu ds. naruszeń prawa,
• telefonicznie u Pełnomocnika Zarządu ds. naruszeń prawa po nr tel. 61 2927742
• pocztą na adres ZGK – ul. Wojska Polskiego 14, 64-500 Szamotuły z dopiskiem,,zgłoszenie wewnętrzne”.

2. Zgłoszenie naruszenia prawa powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:

• datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
• opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
• wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa,
• wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
• wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania naruszenia prawa.

3. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku
4. W przypadku zgłoszeń osobistych lub telefonicznych, Pełnomocnik Zarządu ds. naruszeń prawa dokumentuje je w formie karty zgłoszenia (wzór stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej Procedury), protokołu, nagrania rozmowy.
5. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
6. Sygnalista zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia naruszenia prawa jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach naruszenia prawa, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

• 8

INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.
4. Zasady dokonywania zgłoszeń zewnętrznych zostały uregulowane w Rozdziale 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

• 9

UJAWNIENIE PUBLICZNE

1. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:

• zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a ZGK, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w niniejszej Procedurze, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
• od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej – chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

2. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:

• naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
• dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub
• w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

• 10

ZGŁOSZENIE ANONIMOWE

ZGK nie rozpoznaje zgłoszeń anonimowych.

• 11

ZGŁOSZENIE FAŁSZYWE

1. Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.
3. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

• 12

POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością, w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
2. Po wpłynięciu zgłoszenia naruszenia prawa, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych od dnia wpływu:

• wydaje potwierdzenie zgłoszenia chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
• dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia.

3. Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń wszczyna postępowanie wyjaśniające, które toczy się przed Zespołem ds. naruszeń prawa, na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.
4. Nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym prowadzonym przez Zespół ds. naruszeń prawa sprawuje osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.
5. Przekroczenie terminu wskazanego powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
6. Rozpatrzenie zgłoszenia następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.
7. W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości może nastąpić w terminie nie dłuższym niż 60 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego.
8. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Zespół ds. naruszeń prawa sporządza raport, który obejmuje także rekomendacje Zespołu w zakresie załatwienia sprawy i przedstawia go Prezesowi Zarządu ZGK.
9. Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma obowiązek przekazania sygnaliście informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

• 13

ZESPÓŁ DS. NARUSZEŃ PRAWA

1. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Zespół ds. naruszeń prawa w składzie przynajmniej 3-osobowym, zapewniający niezależność, obiektywizm i kompetencje.
2. Członkowie Zespołu ds. naruszeń prawa powoływani są doraźnie zarządzeniem Prezesa Zarządu ZGK i prowadzą postępowanie na podstawie doraźnych upoważnień wydanych przez Prezesa Zarządu ZGK.
3. Skład Zespołu prowadzącego postępowanie proponuje Pełnomocnik Zarządu naruszeń prawa (może wyznaczyć do składu także siebie). W razie potrzeby do składu Zespołu można powołać osoby nie będące pracownikami ZGK.
4. Do wykonania określonych czynności specjalistycznych w trakcie postępowania Pełnomocnik Zarządu naruszeń prawa może dodatkowo powołać ekspertów będących lub nie będących pracownikami ZGK.
5. Członkiem Zespołu ani ekspertem nie może być:

• sygnalista, który przekazał zgłoszenie, będące przedmiotem wyjaśnienia;
• osoba, której dotyczy zgłoszenie;
• osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• osoba bliska w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów kodeksu karnego);
• osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania;
• osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.

6. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Zespołu mają prawo:

• dostępu do dokumentów i danych ZGK;
• uzyskiwania przetworzonych i nieprzetworzonych informacji od pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych;
• uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców ZGK;
• dostępu do pomieszczeń jednostki w celu dokonania wizji lokalnej lub zabezpieczenia dowodów;
• korzystania z pomocy Inspektora Danych Osobowych;
• konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych z sygnalistą.

7. Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Zespół sporządza raport i przedkłada go Prezesowi Zarządu ZGK.
8. Raport z postępowania wyjaśniającego zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone naruszenia i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne.

• 14

ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

1. Do raportu z postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik Zarządu naruszeń prawa załącza propozycje dalszych działań. W zależności od ustaleń działania te mogą obejmować czynności przeciwko osobom winnym naruszeń, działania zapobiegające naruszeniom oraz wzmacniające system kontroli wewnętrznej w ZGK.
2. Środki takie mogą obejmować w szczególności:

• zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań (w przypadku niepotwierdzenia się zgłoszenia);
• przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi;
• upomnienie pracownika, pozbawienie premii itp.
• zmiany lub rotacje na stanowiskach;
• zmiany w wewnętrznych procedurach;
• podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących, np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania;
• złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;
• złożenie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych;
• złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (w przypadku zgromadzenia dowodów);
• poinformowanie właściwych służb (w przypadku zgromadzenia poszlak).

3. Prezes Zarządu ZGK określa dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację. Pełnomocnik Zarządu naruszeń prawa monitoruje realizację tych działań oraz udziela pomocy osobom za nie odpowiedzialnym.
4. Poczynione ustalenia, zatwierdzone środki oraz ich realizacja są rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń.

• 15

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

1. W Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych rejestruje się każde zgłoszenie naruszenia prawa, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń wewnętrznych w ZGK odpowiada osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera w szczególności:

• numer zgłoszenia;
• przedmiot naruszenia prawa;
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
• adres do kontaktu sygnalisty;
• datę dokonania zgłoszenia;
• informację o podjętych działaniach następczych;
• datę zakończenia sprawy.

4. Wzór Rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.
5. Poza prowadzeniem Rejestru, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, przy zachowaniu zasad poufności, jest zobowiązana do przechowywania danych osobowych oraz pozostałych informacji w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

• 16

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Procedura wchodzi w życie w terminie 7 dni od jej ogłoszenia.
2. Zmiany niniejszej Procedury dokonywane są w trybie zarządzenia Prezesa Zarządu ZGK.
3. Traci moc Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń wprowadzona Zarządzenie nr 34/2021 Prezesa Zarządu (Dyrektora Naczelnego),,Zakładu Gospodarki Komunalnej w Szamotułach” Sp. z o.o. z dnia 14 grudnia 2021 r.
4. Załączniki do niniejszej Procedury:

• Załącznik Nr 1 – Formularz zgłoszenia wewnętrznego
• Załącznik Nr 2 – Karta zgłoszenia wewnętrznego
• Załącznik Nr 3 – Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
• Załącznik Nr 4 - Upoważnienie do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych
• Załącznik Nr 5 – Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami Procedury

­­PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

PROCEDURY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH - FORMULARZ ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNEGO